Procesoptimering

Lokale procesoptimeringer …

Procesoptimeringer er ofte operationelle. Et procestrin eller en funktion fungerer ikke hensigtsmæssigt og skal optimeres. En hurtig proceskortlægning – gerne suppleret med faktiske data – vil ofte være tilstrækkelige til at forstå problemernes natur og sætte ind med gode løsninger, der skaber umiddelbar værdi. Fx en højere og mere ensartet kvalitet, en øget produktion eller en hurtigere omstilling. Nogle kalder den slags lokale procesoptimeringer for ’suboptimering’, måske, men positive bidrag til bundlinjen er nu engang positive bidrag til bundlinjen.

… og E2E procesoptimeringer

I den anden ende af skalaen er E2E (end to end) procesoptimeringer. Formålet er at skabe værdi for kunden ved at designe meget effektive og meget robuste processer på tværs af organisationen. Den opgave er langt mere kompleks. Bidraget til bundlinjen er langt større. E2E-processer handler i sagens natur om, at alle teams kender egne og andres behov og bidrag til processerne. Derfor styrker gode E2E-processer også sammenholdet i organisationen.

Tilgangen til procesoptimeringer er ens, uanset hvor omfattende procesoptimeringerne er. Det handler mest om metodernes omfang og kompleksitet.

Alting starter med HVORFOR

Start altid med ’Hvorfor gør vi det?’. Handler det kun om indfri det, der skaber værdi for kunden lige nu? Eller handler det også om at tune organisationen ind på forventede, fremtidige krav? Eller måske om at øge motivation og innovationen i organisationen – mens der skabes værdi for kunden?

Hvorfor er ’Hvorfor’ vigtigt? Fordi formålet med øvelsen findes i besvarelsen af ’hvorfor’. I sidste ende skal den nye proces implementeres succesfuldt. Det kræver forandringsledelse. Og intet er stærkere end et godt formål, der giver mening for dem, som rammes af forandringerne.

Afklar HVAD det skal ende med

Afklar hvad der giver værdi for kunden, for organisationen etc., og gør det konkret. Omsæt værdi til smarte mål: Specifikke, målbare, accepterede, realiserbare og tidsbestemte. Husk på, at værdi sjældent blot er et færdigt produkt eller ydelse. Det har en levetid. Det kan have en fortælling. Det kan kræve service. Det skal måske opfylde et uventet formål.

 Metoderne ’Voice of Customer’ og ’Kunderejse’ er nyttige til at konkretisere kundeværdi.

Definer HVORDAN værdien skal skabes

Først og fremmest skal processen designes med et utvetydigt fokus på, hvad der skaber værdi.

Dernæst handler det om at kunne monitorere, om processen og produktet/ydelsen har det godt. Det sker med KPI’er på tværs af processen, og samme KPI’er nedbrudt til de enkelte procestrin. Leadtime er en yderst relevant KPI, som favner både flow og kvalitet. Produktivitet er en tilsvarende relevant KPI i fht. omkostninger og effektivitet.

Når processen implementeres og er i drift skal der være et lokalt procesejerskab. Ved E2E også et centralt, tværgående procesejerskab.

Få succes med procesoptimeringen

Implementering af en ny proces håndteres med projektledelse og en betydelig mængde forandringsledelse.

Succes med procesoptimering handler om meget mere end en bedre proces og en god implementering. Det skal også virke i dagligdagen. Sørg for at fx organisationsdesign, ledelsesprincipper, organisationskultur, informationskanaler, træningsmetoder og rapporteringsmetoder fuldt ud understøtter værdiskabelsen i processen.

konsila hjælper med at gøre procesoptimeringer overskuelige.